Как тебе надо будет, так и делай. Это зависит от состояния дел в компании. Делай иногда стейтменты типа Profit and Loss, минутное дело сформировать в QB, и смотри, надо ли держать эти деньги в бизнесе или можно брать. Если речь о ерунде типа офисных расходов, то можно сразу же реимбурсмент сделать; если ремонтные работы, и речь идет о суммах больше сотни, смотри по обстоятельствам, не повредит ли бизнесу изымать эту сумму.

Суммы не очень большие, но у нас с финансами туговато сейчас. Где-то 2к офисных расходов в компании сидят + 10к. Мы их пока держим, т.к. з/п и другие биллы нужно платить. Я тут первый payroll делала. Боялась жутко, но вроде, все правильно получилось, сотрудники не жаловались.
А за QB подписку (мы на диске покупали) нужно каждый год платить или только если апгрейд хочешь? У нас друзья пользовались другой программой (Sage, не знаю есть ли в Штатах такая, но в Канаде она популярна). Так вот они каждый год по $300 за подписку платили. А в QB я не нашла информации про это (только по онлайн версии).